Krzysztof Suwart

19 11 2019

W małej firmie trzeba oszczędzać, nawet gdy nie ma kryzysu. Wiemy, gdzie najczęściej tracimy pieniądze?

Oszczędności wcale nie oznaczają rezygnacji z zakupów czy zwolnień pracowników. To, co naprawdę istotne to uczciwe spojrzenie na wydatki. Pamiętaj, że cięcie kosztów nie może oznaczać hamowania rozwoju firmy, a już na pewno nie może sprawić, że zacznie się ona zwijać.

Na początku ważna uwaga – nie chodzi o to, by oszczędzać na wszystkim, chodzi o to, by oszczędzać tam, gdzie jest to racjonalne i możliwe. Nie chodzi też o to, by oszczędzać w czasie kryzysu, ale by oszczędzać zawsze, nawet gdy biznes idzie świetnie.

Wielu osobom oszczędności kojarzą się z wyrzeczeniami. Tymczasem wystarczy przyjrzeć się codziennym wydatkom firmy i poszukać możliwości otrzymania tego samego za mniejsze pieniądze. Konkurencja to coś, co mają także inni, a konkurencja między naszymi dostawcami jest dla nas niewątpliwą korzyścią.

Przejrzyj rachunki za telefony

Na początek najprostsze i najbardziej oczywiste. Ile płacisz za energię, ogrzewanie, telefony, internet, konto w banku? Kiedy ostatnio zmieniałeś dostawcę internetu, może pojawiły się w twojej okolicy nowe możliwości, a ty wciąż korzystasz ze starego, drogiego łącza?

Jeśli zatrudniasz pracowników, którzy korzystają ze służbowych telefonów, sprawdź, do czego naprawdę je wykorzystują. Czy nie jest czasem tak, że sprawy służbowe to raptem kilka procent połączeń? A skoro służbowo dzwonimy mało albo nie wykorzystujemy nawet części limitu danych internetowych – może warto zmienić abonament na niższy? Albo zaoferować dopłatę do pensji w zamian za możliwość wykorzystywania prywatnego numeru. To ma sens? Prosty przykład.

Przy firmie liczącej 10 pracowników, gdy uda się nam oszczędzić na jednym abonamencie 20 zł, w skali miesiąca daje to 200 zł, a przez rok ponad 2 tysiące. A to tylko kilka telefonów.

Podobnie jest z rachunkiem bankowym firmy. Zmieniamy go niechętnie, bo to wymaga poinformowania kontrahentów i Urzędu Skarbowego.

Tyle że w ten sposób godzimy się na zbędne wydatki. Płatne przelewy, comiesięczne prowadzenie konta. Do tego dojdą opłaty coroczne za kartę i wypłaty z bankomatu. Niewiele?

W skali roku to nawet ponad tysiąc złotych, chociaż konto z takimi samymi usługami można mieć za darmo.

Udowadnia to Nest Bank, którego rachunek firmowy wygrał w rankingu portalu Bankier.pl. W tej sieci bezpłatne dla firmy są zarówno prowadzenie konta, karta do niego, jak i wypłaty z każdego bankomatu w Polsce – niezależnie od kwoty.

Przedsiębiorca idzie po kredyt i co dalej? Praktyczne vademecum kredytowe

Szukaj tam, gdzie tanio. Technologia obniża ceny

Niby banał, ale kiedy ostatnio podliczałeś miesięczne wydatki na papier do drukarek, toner, artykuły do kuchni czy środki czystości? Zrób taki rachunek, potem pomnóż go przez 12 miesięcy. Jeśli ten roczny koszt obniżysz choćby o 10 procent, to robi się przyzwoita kwota, prawda? Szczególnie jeśli zostanie dopisana do innych oszczędności.

Kolejny przykład? Dwie duże firmy gwarantują, że tusze w ich drukarkach atramentowych wystarczą na trzy lata drukowania. Nowe urządzenie kosztuje ok. tysiąca złotych, czyli tyle, ile można zapłacić za jeden toner do kilkuletniej drukarki laserowej, który wystarczy na kilka miesięcy.

Dlatego zanim zdecydujesz o kolejnych wydatkach, zrób listę takich zakupów, poszukaj tanich dostawców w internecie, jeśli trzeba, przejedź się do hurtowni. Popatrz też na to, co kupujesz.

Tak jak w przypadku wspomnianej drukarki może trzeba kupić nowe urządzenie, zamiast inwestować w to, które mamy od lat, bo szkoda je wyrzucić. Problem w tym, że jego eksploatacja jest już kompletnie nieopłacalna.

Internetowa księgowa jest tańsza

Dziś na rynku królują internetowe serwisy księgowe, z których przynajmniej kilka jest wartych uwagi – i godnych zaufania. Są intuicyjne w obsłudze i wiele operacji robią automatycznie, mogą być integrowane z innymi systemami (np. platformami sklepów internetowych), ale też z naszym smartfonem. W trudniejszych sprawach oferują również wsparcie specjalistów.

Usługa księgowości online jest dostępna w chmurze. Tam zabezpieczone są wszystkie nasze dokumenty księgowe, a dostęp mamy do nich z każdego naszego urządzenia podłączonego do sieci. Cena? Miesięczny abonament to nawet 50 zł.

Cenniki tradycyjnych biur rachunkowych zaczynają się od ok. 200 zł, z limitem dokumentów miesięcznie, po przekroczeniu którego trzeba dopłacić jeszcze więcej.

Zwolnij pracowników… do domu

Koszty wynajęcia przestrzeni biurowej potrafią zjeść poważną część miesięcznych przychodów firmy. Jeśli tylko forma prowadzonej działalności na to pozwala – niech twoi pracownicy pracują z domu, przychodząc do firmy tylko w razie konieczności, np. na cotygodniowe odprawy. To pozwala na znaczne oszczędności nie tylko na wynajmie mniejszej powierzchni, ale też czasu – ludzie nie muszą spędzać go w korkach i mogą wcześniej zacząć wykonywać swoje obowiązki.

Dzisiejsza technologia pozwala na pracowanie z dowolnego miejsca, gdzie jest internet. Dlatego jeśli twoi pracownicy i tak cały czas spędzają przed laptopem – niech robią to tam, gdzie chcą. To rozwiązanie niesie też swoje ryzyko, np. spadek wydajności pracy (zamiast pracować, ludzie będą robić w domu inne rzeczy), ale są badania (np. Uniwersytetu w Stanford), które pokazują, że pracownicy zdalni są o kilkanaście procent bardziej wydajni niż stacjonarni.

Dodatkowe oszczędności, poza samymi kosztami wynajmu, to mniejsze wydatki na obsługę biura (od sprzątania po zapasy kawy), a nawet – sprzętu komputerowego.

Na świecie zyskuje również na popularności model pracy, w którym pracownicy korzystają ze swoich komputerów, dostając za to niewielki dodatek do pensji (który jest dla pracodawcy i tak bardziej opłacalny niż zakup i utrzymanie sprzętu).

W Polsce nie jest to rozpowszechniony model, więc tym bardziej jest to opcja do rozważenia.

W sytuacji gdy większość pracowników będzie pracować z domu – możesz rozważyć skorzystanie z biura wirtualnego. To rozwiązania dla tych firm, dla których jest istotny (np. z punktu widzenia wizerunkowego) atrakcyjny adres.

Wirtualne biuro to usługa, która udostępnia innym firmom możliwość zarejestrowania działalności pod swoim adresem, ale nie tylko – możliwe jest skorzystanie z dodatkowych usług jak obsługa telefoniczna, wynajęcie sal na spotkania i obsługa korespondencji.

Koszty są znacznie niższe niż wynajem biura w tej samej – prestiżowej lokalizacji.

Nie kupuj. Wynajmuj, bierz w leasing

Każda firma potrzebuje sprzętu komputerowego, duża część korzysta ze służbowych samochodów czy maszyn. Każdy taki wydatek przeanalizuj pod kątem kosztów, jakie generuje, i zysków, jakie przynosi. Może się okazać, że zamiast kupować np. komputer za kilka tysięcy, lepiej wziąć go w leasing. Dzięki temu nie wydasz od razu większej kwoty, będziesz korzystać ze sprzętu, którego naprawdę potrzebujesz, a nie takiego, który ledwo daje radę, ale był tańszy w zakupie.

Podobnie jest z samochodami – te w firmie zwykle bardziej opłaca się leasingować lub wziąć w najem długoterminowy – dzięki temu masz koszty, które łatwo odliczysz oraz nie wydajesz dziesiątek tysięcy na zakup.

W każdej z takich sytuacji łatwo jednak się przeliczyć.

Pokusa wyleasingowania bardzo zaawansowanego sprzętu czy lepszego samochodu jest spora. Komputer w leasingu warty 10 tys. zł będzie nas kosztował 200–300 zł miesięcznie. Wygodne auto – w salonie do kupienia za ponad 100 tys. zł. – w najmie długoterminowym to wydatek tysiąca złotych. Niewiele, ale gdy zsumujemy miesięczne wydatki, może okazać się, że rachunki to wydatek połowy tego, co miesięcznie zarabiamy dla firmy.

Pisz i licz za darmo

Czasy, gdy na rynku rządził niepodzielnie jeden dostawca oprogramowania biurowego, jeszcze nie minęły, ale jest już na tyle dużo sensownych alternatyw, że warto zastanowić się nad skorzystaniem z darmowych (lub dużo tańszych) rozwiązań.

Roczny koszt oprogramowania tylko na jeden komputer to przynajmniej kilkaset złotych – i to mogą być kolejne oszczędności w twojej firmie.

Sprawdź (lub spróbuj przewidzieć, jeśli dopiero zaczynasz), w jaki sposób ty i twoi pracownicy korzystacie z oprogramowania biurowego. Czy nie jest czasem tak, że edytor tekstu służy do pisania zwykłych dokumentów, a arkusze kalkulacyjne nie są nawet wykorzystywane do liczenia, tylko służą jako wygodne tabelki, do których można wpisać np. listę klientów?

Jeśli tak, to nie ma sensu wydawać pieniędzy na zaawansowane pakiety biurowe, trzeba zacząć korzystać albo z darmowego oprogramowania, albo z usług w chmurze pozwalających na tworzenie, przechowywanie i łatwe udostępnianie dokumentów czy arkuszy, które łatwo i jednocześnie mogą być współtworzone przez wiele osób. W Google ta usługa jest bezpłatna. A konto w Google ma niemal każdy z nas.

Długopisy są darmowe, ale nie dla ciebie

Reklamowe koszulki, kubki czy długopisy są fajne, ale tylko wtedy, kiedy trafiają do twoich potencjalnych klientów. Jeśli mają nimi się posługiwać tylko twoi pracownicy lub stali klienci – ten wydatek nie ma większego sensu. Możesz liczyć na to, że twój stały kontrahent zostawi gdzieś twój długopis i natknie się na niego ktoś, kto potrzebuje twoich usług – ale sam oceń, jakie jest prawdopodobieństwo takiego zbiegu okoliczności? A ilu z tych szczęśliwych znalazców długopisu rzeczywiście do ciebie zadzwoni i kupi twój towar czy usługę?

Dlatego promuj się rozważnie. Gdy organizujesz konferencję lub jedziesz na targi, gadżety stają się koniecznością (ale też przygotowane i rozdawane z głową). Ale gdy szukasz nowych klientów w inny sposób, poszukaj skuteczniejszych i – nieraz – tańszych sposobów.

Reklama w sieci? Tak, ale odpowiednio sprofilowana, bo inaczej wydasz tysiące złotych na wyświetlenia bez szans na pozyskanie klientów. Banner na płocie czy billboard przy drodze? Skuteczność nie jest wysoka, o ile nie prowadzisz biznesu, który jest skierowany do szerokiego grona klientów (np. supermarket spożywczy), a i to jest skuteczne raczej tylko na początku działalności, by poinformować ludzi, że coś nowego pojawiło się w sąsiedztwie.

Ulotki wrzucane do skrzynek pocztowych? Skuteczność tego rozwiązania to też mit, szanse (i tak przeceniane) mają firmy dowożące jedzenie na telefon i ewentualnie inne bardzo lokalne usługi. Ale i tak znaczna większość tych wydruków od razu ląduje w koszu, bez czytania.

Jeśli już jesteśmy przy ulotkach, które koniecznie chcesz mieć – zastanów się, czy musisz do ich projektowania zatrudniać drogiego fachowca? W internecie dostępne są serwisy, które pozwalają na stworzenie ciekawych materiałów w prosty sposób, w oparciu o gotowe szablony. Wystarczy wpisać treść i ewentualnie dodać swoje zdjęcia czy logo. Nie jest to może mistrzostwo designu, ale często niczym nie ustępuje dziełom "specjalistów" projektujących ulotki w lokalnej drukarni. A często wspomniane serwisy internetowe pozwalają zamówić od razu druk własnoręcznie zaprojektowanych materiałów.

To samo dotyczy reklam np. w mediach społecznościowych. W wielu przypadkach wystarczy dobre oko i trochę wprawy, żeby stworzyć dobry banner czy nawet prostą animację. Nie oznacza to oczywiście, że każdy materiał promocyjny można zrobić samemu – bardziej skomplikowane projekty wymagają fachowca. Ale za te drobniejsze, do użytku doraźnego – zwykle nie warto przepłacać.

Oddawaj mniej fiskusowi

Oszczędności w firmie mają też swoją drugą, podatkową stronę. Najczęściej jest tak, że to, co wydasz, możesz wrzucić w koszty, a więc w rezultacie płacisz niższe podatki. W tej sytuacji im więcej masz kosztów, tym lepiej.

Wśród przedsiębiorców panuje jednak swoisty mit kosztów, wydają się nie pamiętać, że koszty odlicza się od podstawy opodatkowania, a nie od podatku.

A więc nie jest tak, że każde wydane 100 zł to 100 zł oszczędności podatkowej, tylko (w przypadku skali 18 procentowej) 18 zł tej oszczędności (o tyle mniej zapłacisz podatku, gdy odliczysz od podstawy owe 100 zł).

Prawdziwe oszczędności może przynieść zmiana formy opodatkowania – na liniową, na ryczałt czy odwrotnie – przejście z ryczałtu na opodatkowanie według skali podatkowej. Nie każdy może jednak skorzystać z ryczałtu, są też inne ograniczenia. W tym przypadku warto wydać kilkaset złotych… na dobrego doradcę podatkowego. Dzięki temu w przyszłości można oszczędzać rocznie dużo więcej.

Partnerzy

Krzysztof Suwart

19 11 2019

uwaga

Niektóre elementy serwisu mogą niepoprawnie wyświetlać się w Twojej wersji przeglądarki. Aby w pełni cieszyć się z użytkowania serwisu zaktualizuj przeglądarkę lub zmień ją na jedną z następujących: Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Edge, Safari

zamknij
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.