Krzysztof Mirończuk

17 02 2020

Portfel przedsiębiorcy to nie portfel Kowalskiego. Nawet gdy prowadzisz jednoosobową firmę

Zarządzania finansami firmy można się nauczyć, ale chodzi o to, żeby nie uczyć się na błędach. Dobre planowanie daje swobodę finansową, umożliwia bezpieczne inwestowanie i budowanie poduszki finansowej, która pozwoli spać spokojnie nawet w burzliwym czasie.

Finanse firmy to, schematycznie rzecz ujmując, 5 głównych punktów:

1. Przychody

2. Wydatki – koszty

3. Oszczędności

4. Wydatki – inwestycje

5. Kredyty

Nieprzypadkowo są one wymienione w tej, a nie innej kolejności. Przestawianie priorytetów może skończyć się upadkiem lub przynajmniej – nabiciem solidnego guza.

Przychody

Przede wszystkim musisz mieć pieniądze, które przynosi twój biznes – i to musisz mieć je na koncie. Jednym z najczęściej popełnianych przez przedsiębiorców błędów jest wliczanie do środków, którymi dysponują, wartości niezapłaconych jeszcze faktur. To poważny błąd, szczególnie jeśli firma nie ma wielu klientów, a więc jej kondycja zależy od zaledwie kilku dokumentów przychodowych w miesiącu. A już najtrudniej jest wtedy, gdy masz tylko jednego głównego klienta, którego płatności stanowią praktycznie o istnieniu firmy. Jeśli nie jest to pewny, zaufany i sprawdzony płatnik – balansujesz na krawędzi.

Mimo rozkręconej mocno gospodarki zatory płatnicze to wciąż ogromny problem. W Polsce nie płaci w terminie nawet 80 procent przedsiębiorstw, a o ponad 2 miesiące spóźnia się połowa firm - wynika z danych Krajowego Rejestru Długów.

Warto więc uświadomić sobie, że liczenie na terminowe spłaty faktur i opieranie na tym opłacenia własnych kosztów – w tym tych kluczowych, jak pensje pracowników czy raty kredytu – to proszenie się o kłopoty.

Jakie jest rozwiązanie? Przede wszystkim – trzeba mieć na koncie zabezpieczone pieniądze na pokrycie kosztów przynajmniej na jeden miesiąc do przodu, a najlepiej – na pół roku. Wtedy nawet poważne opóźnienie w przychodach nie będzie spędzało ci snu z powiek.

Po drugie – jeśli twoi kontrahenci gremialnie spóźniają się z płatnościami – opracuj system monitowania ich o pieniądze. Zależnie od tego, jaki biznes prowadzisz i z iloma klientami pracujesz – mogą być to telefony w określone dni (np. dwa dni po terminie, potem 5 itp.) albo maile czy smsy przypominające (te mogą być wysyłane nawet kilka dni przed terminem płatności w formie "uprzejmego przypomnienia"). Jeśli masz wielu klientów – rozważ zakup oprogramowania do monitoringu należności zintegrowanego z systemem fakturowania.

Wydatki, czyli koszty

Zaraz po tym, jak zabezpieczysz przychody – zajmij się kosztami. Na co wydajesz pieniądze, dlaczego tak dużo i często, gdzie możesz coś przyciąć. Nie chodzi tu o drastyczne kroki, tylko o uczciwe zmierzenie się z wydatkami firmy.

Czy korzystasz ze wszystkiego, za co płacisz? Może masz jakieś abonamenty na usługi, których nie potrzebujesz? Może nie musisz kupować każdemu nowemu pracownikowi nowego komputera (leasing sprzętu to też koszt)?

Częstym grzechem przedsiębiorców jest kupowanie niepotrzebnych rzeczy, które tylko pozornie przydają się w firmie. Firmowe kubki, gadżety, naklejki – mają sens tylko wtedy, gdy planujesz większą akcję reklamową lub wybierasz się na targi. Nowy samochód? A czy na pewno ten kupiony 3 lata temu jest już niewystarczający? I czy nowy będzie więcej zarabiał niż stary?

Takie przykłady można mnożyć. Zrób więc uczciwą analizę – wykorzystaj do tego np. możliwości swojego konta w banku, na pewno możesz wyróżnić w nim wydatki w historii konta.

Na rynku dostępne są rachunki firmowe, które pozwalają na jednoczesny dostęp do konta wielu użytkownikom. Przy takich rachunkach można zdefiniować poziomy dostępu do poszczególnych usług. Takie rozwiązanie oferuje m.in. Nest Bank. Dostęp do BIZnest konta może mieć zarówno właściciel firmy, jak i jej reprezentant. Dzięki funkcjonalnościom w bankowości elektronicznej istnieje możliwość zmiany sposobu akceptacji przelewów (z jednoosobowej na wieloosobową i odwrotnie). Zmiany takiej dokonuje właściciel firmy lub osoba reprezentująca spółkę - całkowicie online, bez konieczności kontaktu z bankiem.

Czym jest konto dla mikrofim? Jak je założyć? Ile to kosztuje?

Oszczędności

Po co w firmie oszczędności? Po pierwsze – inwestycje wymagają zwykle większych środków, po drugie – dopóki nie masz odpowiedniej poduszki finansowej, nie startuj z inwestycjami.

Musisz mieć pewność, że przez przynajmniej pół roku będziesz miał za co opłacić wszystkie koszty.

Oszczędności są potrzebne na czarną godzinę – mam tu na myśli nie tylko trudny biznesowo kwartał, ale też nieprzewidziane, ale konieczne wydatki – jak koszty naprawy czy wymiany zepsutego sprzętu, zatrudnienia i wyszkolenia nowego pracownika w miejsce tego, który odszedł czy odejście kluczowego klienta.

Oszczędności są też potrzebne do inwestowania. To prawda, że możesz wziąć kredyt na 100 procent wartości inwestycji, ale nawet wtedy musisz mieć coś odłożone – gdyby się okazało, że musisz coś jeszcze dokupić, doszkolić siebie czy pracownika lub po prostu – mieć na spłatę kilku pierwszych rat, zanim nowy zakup rozkręci biznes.

Gdzie oszczędzać? W banku oczywiście. Minęły czasy trzymania pieniędzy w firmowym sejfie – to nieopłacalne (inflacja) i niebezpieczne (nie ma sejfu, którego nie da się otworzyć, a te mniejsze można przecież ukraść w całości).

Wydatki – inwestycje

Celowo w tym zestawieniu dwukrotnie pojawia się słowo wydatki – raz w odniesieniu do kosztów, a drugi raz teraz, mówiąc o inwestycjach. Chodzi o to, że ludzie są mistrzami w znajdowaniu wytłumaczenia dla niewytłumaczalnych wydatków. Właściwie każdy firmowy wydatek można nagiąć pod inwestycję. Nowy telefon – przecież jest szybszy, więc zarobię dzięki niemu więcej.

Kolejna taksówka w tym tygodniu – pośpiech i elastyczność, muszę być mobilny, bo nigdy nie wiadomo, kiedy trzeba będzie jechać do klienta. Hotel 5-gwiazdkowy podczas służbowej podróży? To inwestycja – prestiż jest ważny, no i muszę się dobrze wyspać.

Naucz się odróżniać prawdziwe inwestycje od nieracjonalnych wydatków.

Pamiętaj można przeinwestować. To szczególnie łatwe, gdy biznes się kręci, a na rynku jest dobra koniunktura. Zatrudniasz pracowników, kupujesz sprzęt, rośniesz. A gdy euforia mija wraz z rynkową "górką" – zostajesz z maszynami, które nie zarabiają i długami, które będziesz spłacał przez lata (o ile nie są tak duże, że staniesz się niewypłacalny).

Rozwijaj biznes stopniowo – wieloletni praktycy mówią, że 10 procent rocznie to wystarczający cel, i to w okresie prosperity. Łatwiej wyhamować z równego, statecznego biegu niż z krótkiego, wycieńczającego sprintu. Do tego – w pierwszym przypadku masz jeszcze siłę biec dalej, choć być może nieco wolniej. Po drugim – padasz i nie wstajesz przez dłuższy czas.

Kredyty

Pożyczaj – ale mądrze. I nie na wszystko.

Kiedy masz w planach inwestycję, którą dobrze policzyłeś (a ktoś inny to sprawdził, a po nim jeszcze ktoś) – nie możesz wydać na nią wszystkich swoich pieniędzy. To oznacza, że jeśli chcesz coś kupić za 100 tysięcy złotych, a masz w portfelu 50 tysięcy – to musisz pożyczyć nie 50, ale przynajmniej 70 tysięcy złotych. Dlaczego? Bo musisz mieć coś na firmowym koncie, wspomnianą wyżej poduszkę finansową. Z tego powodu nie wolno ci wydawać wszystkiego, nawet jeśli to kuszące, bo przecież kredyt kosztuje, a im go więcej, tym więcej musisz oddać w odsetkach.

Pamiętaj też, żeby poszukać dobrych warunków. W szczególności tych dotyczących zabezpieczenia kredytu. Nie ma po co ryzykować osobistym majątkiem, jeśli można wziąć kredyt z gwarancją de minimis albo COSME . Takie kredyty z gwarancjami Banku Gospodarstwa Krajowego oferuje Nest Bank. Dzięki temu można otrzymać preferencyjne parametry kredytowania.

Jeśli potrzebujesz kredytu na bieżące wydatki (obrotowego) – weź go w swoim banku w formie limitu w koncie firmowym. To wygoda, łatwość obsługi i z reguły niższe i jasne koszty. Taki produkt oferuje m.in. Nest Bank, gdzie środki mogą zostać udostępnione w ramach limitu już nawet w ciągu doby.

A jak już taki limit masz – korzystaj z niego odpowiedzialnie. Co to oznacza? Możesz go wykorzystywać często, ale na możliwie krótko – jeśli rzeczywiście potrzebujesz szybkiej gotówki, to się nie wahaj, ale zawsze miej zaplanowane, kiedy i z czego to spłacisz.

Kredyt firmowy to nie kredyt konsumpcyjny – każda pożyczona złotówka powinna na siebie zarobić i przynieść dodatkowy zysk.

Planowanie, liczenie, sprawdzanie

Zarządzanie finansami firmy to trudne zadanie i dlatego trzeba to robić codziennie, systematycznie i uczciwie. Excel wszystko przyjmie – również najbardziej nierealne prognozy. Jeśli zakładasz przychody w przyszłym kwartale czy roku – wpisz kwotą najniższą, jaka wynika z pesymistycznego scenariusza. Jak się uda zarobić więcej – dobra twoja. Jak się nie uda – obejdzie się bez rozczarowań, zwolnień i gwałtownych, szkodliwych cięć.

I na końcu jeszcze jedna rada – oddziel finanse firmowe od prywatnych, nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność. Wypłacaj sobie pensję na inne konto i nie korzystaj z rachunku firmowego przy wydatkach osobistych. Narzuć sobie taką dyscyplinę, bo ten kij ma dwa końce – jak teraz bierzesz firmowe pieniądze, to może się zdarzyć, że przez to będziesz musiał dokładać do firmy z konta osobistego. A to jest bardzo nieprzyjemne i świadczy o tym, że nie panujesz nad zarządzaniem finansami.

Krzysztof Mirończuk

17 02 2020

uwaga

Niektóre elementy serwisu mogą niepoprawnie wyświetlać się w Twojej wersji przeglądarki. Aby w pełni cieszyć się z użytkowania serwisu zaktualizuj przeglądarkę lub zmień ją na jedną z następujących: Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Edge, Safari

zamknij
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.