Krzysztof Major

12 12 2019

Firma prowadzona za pośrednictwem smartfonu. To możliwe z wykorzystaniem kilku aplikacji

Biznes wymaga natychmiastowego dostępu do informacji – w tym tych firmowych. Trudno więc dziś sobie wyobrazić codzienną pracę przedsiębiorcy bez smartfonu. Ale technologie mobilne w biznesie to nie tylko dostępny w telefonie e-mail.

Współczesny przedsiębiorca czasu ma niewiele, a zadań – coraz więcej. Często sam jest dostawcą, magazynierem, handlowcem, księgowym, marketingowcem… A jeśli zatrudnia pracowników, to wymaga, by ci byli maksymalnie wydajni – w końcu pracownik kosztuje, i to coraz więcej.

Dzięki nowoczesnym technologiom prowadzenie biznesu może być łatwiejsze – a na pewno bardziej efektywne. Dziś trudno sobie wyobrazić firmę bez systemu księgowego, magazynowego czy wspierającego obsługę klienta. Jeszcze niedawno większość z tych rozwiązań miała jedną podstawową wadę – wymagała dostępu do komputera. Dziś firmę można prowadzić tylko ze smartfonem w ręku, mając zawsze przy sobie to, co jest aktualnie potrzebne.

Im prościej, im szybciej, im bardziej pod ręką – tym lepiej. Rozwiązania mobilne odpowiadają na te potrzeby. Urządzenia mobilne mogą być wykorzystywane podczas obsługi zleceń, wprowadzania danych do systemów ERP, realizacji zamówień, wydawania i przyjmowania towaru, inwentaryzacji, aktualizacji oferty, sprawdzania stanów magazynowych itp.

Większość tych zadań można obsłużyć dzięki gotowym, dostępnym na rynku (nawet darmowym) aplikacjom, a jeśli jakiejś specyficznej dla firmy funkcjonalności nie ma – bez problemu można zamówić rozwiązanie szyte na miarę.

Mamy więc aplikacje wspomagające zarządzanie – ERP (Enterprise Resource Planning), PRM (Partner Relationship Management) i CRM (Customer Relationship Management) – czyli systemy zarządzania relacjami z partnerami i klientami czy DMS (Document Management System) – odpowiadające za zarządzanie dokumentami.

Po części to rozwiązania stosowane przez większe firmy, ale to nie znaczy, że są niedostępne dla tych mniejszych. Wiele z nich w prosty sposób przekłada się na wzrost produktywności także w przedsiębiorstwach małych i średnich, zatrudniających nawet kilka czy kilkanaście osób. A bez kilku kluczowych rozwiązań trudno sobie wyobrazić nawet prowadzenie jednoosobowego biznesu.

Poczta to podstawa

O tym rozwiązaniu trudno się rozpisywać – każdy wie, że trzeba mieć dostęp do służbowego maila w telefonie. Niektórzy dostawcy wręcz wymagają założenia konta, by móc w pełni korzystać ze smartfonów czy tabletów.

To, o czym warto wspomnieć to możliwość zainstalowania aplikacji do obsługi poczty, która pozwala utrzymać porządek w przypadku korzystania z wielu różnych kont.

Bez problemu możemy oddzielić konto służbowe od prywatnego, ale też spowodować, że do jednej skrzynki pocztowej dostęp ma wiele osób jednocześnie – każda na swoim smartfonie.

Do tego – co jest bardzo przydatnym rozwiązaniem dla handlowców – niektóre systemy CRM oferują rozwiązanie informujące, czy klient otrzymał i przeczytał wiadomość, zawierającą np. przesłaną mu ofertę.

Czym jest kredyt dla mikroprzedsiębiorców? Czy o taki kredyt mogą ubiegać się startupy?

Handlowiec w terenie

Telefon przy uchu, w ręku rysik i palmtop – to obraz handlowca końca ubiegłego wieku. Urządzenia zwane ipakami (od iPaq – nazwy handlowej najpopularniejszego ówcześnie urządzenia tego typu) dawały możliwość przechowywania kontaktów, stanów magazynowych i kompletowania zamówień. Z czasem te funkcje przejęły smartfony i dzisiaj to właśnie na nich (lub na tabletach) pracują sprzedawcy w terenie.

Dziś wystarczy pobrać aplikację na swój smartfon, która oferuje podstawowe funkcje takie jak wystawianie ofert, zamówień, faktur czy innych dokumentów księgowych. Wydruki dokumentów, zamknięcia dnia, raporty sprzedaży – wszystko w połączeniu z firmową chmurą lub serwerem, więc dane aktualizowane są na bieżąco. Pracownik w terenie ma więc niemal takie same możliwości jak ten przy stacjonarnym komputerze w biurze.

Technologie mobilne weszły też do użytku w miejscach, gdzie informacja o ilości towaru czy jego miejscu na półce jest absolutnie kluczowa. Systemy obsługi magazynów pozwalają na bieżąco przesyłać dane o towarach, a ludzie pracujący przy ich przyjmowaniu lub wydawaniu mogą je bez problemu odnaleźć, zdjąć ze stanu, przygotować dokumenty przewozowe czy przyjąć zwrot. Aplikacje mogą być instalowane na specjalnych terminalach (zwykle bardziej odpornych i ergonomicznie dostosowanych do codziennej pracy w magazynie), ale mogą być instalowane także na smartfonach.

Podobnie działają aplikacje do monitorowania floty służbowych samochodów. Dzięki prostemu oprogramowaniu w telefonie można na bieżąco kontrolować, gdzie znajdują się pojazdy z przesyłkami, czy ich kierowcy jeżdżą zgodnie z kodeksem drogowym oraz czy są tam, gdzie rzeczywiście powinni być w godzinach pracy.

Jedno konto dla wielu pracowników

Mówiąc o rozwiązaniach mobilnych w biznesie, trudno nie wspomnieć o aplikacjach bankowych. Oferują one takie same funkcjonalności jak te do obsługi kont osobistych, ale są banki, które dają przedsiębiorcom więcej możliwości niż tylko obsługa samego rachunku. Wiele dodatkowych funkcji jest bezpłatnych.

Konto firmowe może być bowiem kontem, do którego będzie miał dostęp każdy, kto w firmie odpowiada za zarządzanie kontem firmowym. W Nest Banku przedsiębiorca może również określić zakres operacji, które wykonuje każdy z pracowników. Zdefiniować możemy nawet limity płatności dla każdej z osób, które mają dostęp do konta firmy.

Dostęp do konta firmowego może mieć więc zarówno przedsiębiorca, który założy rachunek jak i każda osoba przez niego upoważniona, np. zajmująca się księgowością lub obsługą kontraktów. Dzięki nowym funkcjonalnościom w bankowości elektronicznej istnieje możliwość zmiany sposobu akceptacji przelewów (z jednoosobowej na wieloosobową i odwrotnie). Zmiany takiej dokonuje właściciel firmy lub osoba reprezentująca spółkę - całkowicie online, bez konieczności kontaktu z bankiem.

To jednak nie wszystko. Nest Bank umożliwia również wysyłanie paczek przelewów – nawet tysiąc z jednego rachunku źródłowego. Mogą to być przelewy tradycyjne, ale też te do ZUS, czy podatkowe.

Dzięki mechanizmowi obsługi paczek przelewów możliwe jest szybsze wprowadzanie zleceń i ich akceptacja, zwłaszcza w przypadku firm, które wykonują bardzo wiele płatności.

Osoba odpowiedzialna w firmie za wprowadzanie danych przelewów ma możliwość importu pliku z zewnętrznego systemu księgowego oraz przekazania go do akceptacji osób autoryzujących płatności. Dzięki dedykowanej liście paczek, możliwe jest również łatwe śledzenie statusu paczek przelewów. Pozwala to na szybki wgląd w operacje zrealizowane oraz umożliwia wysyłkę przypomnienia do osób autoryzujących płatności dla tych zleceń, które nadal oczekują na akceptację.

Dodatkowe funkcjonalności zawiera aplikacja mobilna do konta firmowego. Umożliwia logowanie biometryczne, finanse osobiste i firmowe są prezentowane w osobnych zakładach.

Tą samą aplikacją można opłacać parkingi, kupować bilety komunikacji miejskiej, rezerwować samoloty czy hotele. Standardem jest oczywiście dostęp z poziomu smartfonu do przelewów, historii transakcji.

Krzysztof Major

12 12 2019

uwaga

Niektóre elementy serwisu mogą niepoprawnie wyświetlać się w Twojej wersji przeglądarki. Aby w pełni cieszyć się z użytkowania serwisu zaktualizuj przeglądarkę lub zmień ją na jedną z następujących: Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Edge, Safari

zamknij
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.